# Regulamin świadczenia usług WM Administrator

**Usługodawca / Operator:** Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, Polska, NIP 7321779060, REGON 101551294
**Kontakt usługowy:** [kontakt@wm-admin.pl](mailto:kontakt@wm-admin.pl)
**Kontakt w sprawach prywatności i naruszeń:** [privacy@brillnet-app.com](mailto:privacy@brillnet-app.com)
**Serwis:** [https://wm-admin.pl/](https://wm-admin.pl/)
**Wersja:** `2026-10-12-beta.2`


## 1. Zakres i charakter Usługi

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi „WM Administrator” („Usługa”), zawierania i rozwiązywania umów, wymagania techniczne, zasady płatności, reklamacje oraz odpowiedzialność stron.
2. Usługa jest systemem SaaS do obsługi wspólnot mieszkaniowych. Umożliwia – zależnie od planu i aktywnych modułów – prowadzenie rejestrów wspólnot, lokali i uprawnień, naliczanie opłat i sald, obsługę dokumentów i spraw, komunikację, spotkania i głosowania, obsługę dostawców i zamówień, raportowanie, kontrolowany import oraz pełny eksport danych.
3. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla:
   - przedsiębiorców zawodowo zarządzających wspólnotami mieszkaniowymi; oraz
   - wspólnot mieszkaniowych działających przez prawidłowo umocowany zarząd lub zarządcę.
4. Umowa nie jest zawierana z osobą fizyczną jako konsumentem. Osoba fizyczna zakładająca konto działa w imieniu Klienta i oświadcza, że ma umocowanie do dokonania tej czynności.
5. Usługa nie stanowi porady prawnej, podatkowej, księgowej ani technicznej. Funkcje KSeF, JPK, OCR, windykacji, głosowania i rozliczeń wspierają pracę użytkownika, lecz nie zastępują weryfikacji człowieka ani obowiązków Klienta.

## 2. Definicje

- **Brillnet** – Usługodawca wskazany na początku dokumentu.
- **Klient** – podmiot organizacyjny zawierający Umowę: firma zarządzająca lub wspólnota mieszkaniowa.
- **Użytkownik** – osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi.
- **Wspólnota / Tenant** – wydzielone środowisko danych konkretnej wspólnoty mieszkaniowej.
- **Dane Klienta** – dane wprowadzone, przesłane, wygenerowane lub przechowywane przez Klienta w ramach funkcji Usługi.
- **Plan** – wybrany wariant abonamentu i jego limity.
- **Moduł** – opcjonalna płatna lub testowa funkcja rozszerzająca Usługę.
- **DPA** – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca integralną część Umowy, gdy Brillnet przetwarza Dane Klienta jako podmiot przetwarzający.
- **Beta** – wyraźnie oznaczona wersja testowa całej Usługi albo danej funkcji.

## 3. Zawarcie Umowy i reprezentacja

1. Umowa zostaje zawarta elektronicznie, gdy upoważniony przedstawiciel Klienta:
   - poda pełne dane identyfikacyjne Klienta;
   - potwierdzi podstawę umocowania;
   - zaakceptuje Regulamin i – jeżeli ma zastosowanie – DPA;
   - utworzy organizację i wybierze Plan.
2. Akceptacja jest rejestrowana wraz z identyfikatorem Użytkownika i organizacji, datą i czasem UTC, wersją oraz sumą kontrolną każdego dokumentu i dowodem reprezentacji. Brillnet udostępnia utrwaloną treść zaakceptowanych dokumentów.
3. Firma zarządzająca potwierdza, że może powierzyć Brillnet przetwarzanie danych każdej dodanej Wspólnoty. Wspólnota samodzielnie zarządzana potwierdza umocowanie osoby działającej w imieniu Wspólnoty.
4. Brillnet może zażądać dokumentu potwierdzającego tożsamość podmiotu lub umocowanie, jeżeli jest to potrzebne dla bezpieczeństwa albo zgodności z prawem. Zakres dokumentu będzie ograniczony do niezbędnego minimum.
5. Do czasu wdrożenia kompletnego mechanizmu z ust. 1–2 rejestracja produkcyjna i wprowadzanie danych rzeczywistych pozostają wyłączone.

## 4. Konto, role i bezpieczeństwo

1. Użytkownik korzysta z indywidualnego konta. Udostępnianie konta innym osobom jest zabronione.
2. Klient zarządza rolami i dostępami w swoich Wspólnotach. Powinien nadawać najniższy wystarczający zakres uprawnień oraz niezwłocznie usuwać dostępy zbędne.
3. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe TOTP jest obowiązkowe dla pracowników administracji, księgowości i członków zarządu. Dla właścicieli, mieszkańców i pozostałych ról jest dostępne i zalecane.
4. Klient odpowiada za bezpieczeństwo urządzeń, skrzynek e-mail i danych uwierzytelniających Użytkowników oraz za zgłoszenie podejrzenia przejęcia konta.
5. Brillnet może czasowo zablokować konto lub operację w razie uzasadnionego podejrzenia nadużycia, naruszenia bezpieczeństwa albo działania niezgodnego z prawem, informując Klienta, o ile nie uniemożliwia tego prawo lub bezpieczeństwo.

## 5. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: aktualna wersja wspieranej przeglądarki z JavaScript, połączenie TLS z Internetem, działająca skrzynka e-mail oraz – dla ról objętych MFA – aplikacja TOTP.
2. Usługa działa jako aplikacja webowa PWA. Brillnet nie dostarcza natywnej aplikacji iOS ani Android.
3. Operacje zapisujące wymagają połączenia online. Usługa nie przechowuje danych tenantowych w `localStorage` ani `IndexedDB` i nie kolejkuje zmian do późniejszej synchronizacji w tle.
4. Integracje zewnętrzne wymagają odrębnej konfiguracji, danych dostępowych, upoważnień Klienta i dostępności odpowiedniego dostawcy.

## 6. Plany, ceny i rozliczenia

1. Aktualne ceny netto są prezentowane przed zamówieniem na stronie [wm-admin.pl](https://wm-admin.pl/) i w Stripe Checkout. Do cen doliczany jest VAT zgodnie z prawem.
2. W publikowanej ofercie podstawowe plany obejmują:

| Plan | Limit lokali | Cena netto miesięcznie |
|---|---:|---:|
| Start | do 20 | 20 PLN |
| Standard | do 50 | 50 PLN |
| Pro / firma zarządzająca | do 100 | 100 PLN |

3. Opcjonalne moduły w publikowanej ofercie: księgowość i OCR – 30 PLN netto/miesiąc, głosowania – 20 PLN netto/miesiąc, zamówienia i dostawcy – 20 PLN netto/miesiąc. Plan OCR obejmuje 300 jednostek OCR; nadwyżka kosztuje 0,10 PLN netto za jednostkę. Dokument do 10 stron stanowi jedną jednostkę OCR. Dodatkowe 10 GB przestrzeni kosztuje 10 PLN netto/miesiąc.
4. Rozliczenie roczne odpowiada cenie 10 miesięcy i jest płatne z góry, jeżeli Checkout nie wskazuje inaczej. Dokładne limity i cena pokazane w podsumowaniu zamówienia mają pierwszeństwo przed opisem marketingowym.
5. Pierwsze 14 dni stanowi okres próbny. Metoda płatności jest podawana w Stripe Checkout, lecz obciążenie następuje dopiero po zakończeniu okresu próbnego, jeżeli subskrypcja nie została anulowana wcześniej.
6. Płatności i subskrypcje obsługuje Stripe. Podpisany webhook Stripe jest źródłem prawdy o stanie płatności; komunikat w przeglądarce nie stanowi samodzielnego potwierdzenia zapłaty.
7. Po nieudanej płatności Klient otrzymuje 30-dniowy okres naprawczy. Po jego upływie Brillnet może ograniczyć funkcje do odczytu i eksportu. Ograniczenie nie zwalnia z zapłaty wymagalnych należności.
8. Zmiana ceny ma zastosowanie do kolejnego okresu rozliczeniowego po uprzednim powiadomieniu. Nie zmienia opłaconego z góry okresu rocznego.

## 7. Dane Klienta i obowiązki Klienta

1. Klient zachowuje prawa do Danych Klienta i decyduje o celach ich wykorzystania.
2. Klient odpowiada za:
   - legalność, poprawność i aktualność Danych Klienta;
   - właściwą podstawę prawną, obowiązki informacyjne i okresy retencji;
   - upoważnienie Użytkowników oraz konfigurację ról;
   - merytoryczne zatwierdzenie danych rozpoznanych przez OCR, deklaracji, naliczeń, plików JPK/KSeF, uchwał i komunikatów przed ich użyciem;
   - wykonanie kopii eksportowej przed nieodwracalnymi zmianami, jeżeli wynika to z procedur Klienta.
3. Zabronione jest używanie Usługi do treści bezprawnych, naruszania praw osób trzecich, obchodzenia zabezpieczeń, testowania podatności bez pisemnej zgody, wysyłki spamu lub uzyskiwania dostępu do innej Wspólnoty.
4. Szczegółowe ograniczenia zawiera [Polityka akceptowalnego użycia](/akceptowalne-uzycie).

## 8. Integracje i usługi podmiotów trzecich

1. Integracje z KSeF, bankami, operatorami płatności, Google Calendar i pocztą elektroniczną działają wyłącznie w zakresie wybranym i skonfigurowanym przez Klienta.
2. Brillnet nie inicjuje przelewów bankowych, nie świadczy usługi bankowości otwartej, nie składa kwalifikowanego podpisu elektronicznego i nie gwarantuje skutku prawnego ani podatkowego dokumentu.
3. Dostępność integracji zależy od dostawcy zewnętrznego. Warunki tego dostawcy mogą mieć zastosowanie bezpośrednio do Klienta.
4. Usługa nie wykorzystuje generatywnej sztucznej inteligencji do przetwarzania Danych Klienta. OCR jest mechanizmem rozpoznawania, którego wynik wymaga zatwierdzenia człowieka.

## 9. Dane osobowe

1. Dla danych konta, rozliczeń, bezpieczeństwa, kontaktu i własnej zgodności Brillnet jest administratorem danych na zasadach opisanych w [Polityce prywatności](/prywatnosc).
2. Dla danych mieszkańców, właścicieli, najemców, dostawców i innych osób zapisanych przez Klienta w Wspólnocie Brillnet działa jako podmiot przetwarzający na podstawie [DPA](/umowa-powierzenia).
3. Lista podprocesorów i odbiorców jest dostępna pod adresem [/podprocesorzy](/podprocesorzy).

## 10. Dostępność, wsparcie i kopie zapasowe

1. W okresie Bety nie obowiązuje gwarantowany SLA ani kredyty serwisowe. Po formalnym uruchomieniu wersji ogólnodostępnej celem operacyjnym będzie dostępność 99,5% w miesiącu, z wyłączeniami opisanymi w komunikacie uruchomieniowym.
2. Standardowe wsparcie działa w dni robocze w Polsce w godzinach 08:00–16:00. Dla incydentu krytycznego celem jest pierwsza odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego; nie jest to gwarancja usunięcia awarii w tym terminie.
3. Cele odtwarzania po formalnym uruchomieniu: RPO 24 godziny i RTO 24 godziny.
4. Kopie logiczne D1 są wykonywane codziennie do R2 z konfiguracją unijną i blokadą usunięcia przez 90 dni; D1 Time Travel ma okno 30 dni. Kopie pozostają w tym samym koncie Cloudflare i nie są kopią niezależną od dostawcy chmury.
5. Planowane prace będą ogłaszane z rozsądnym wyprzedzeniem, gdy jest to możliwe. Awaryjne prace bezpieczeństwa mogą rozpocząć się bez wcześniejszego powiadomienia.

## 11. Eksport, rozwiązanie Umowy i usunięcie danych

1. Pełny eksport Danych Klienta jest funkcją podstawową, a nie płatnym modułem. Klient może uruchamiać eksport podczas aktywnej Umowy.
2. Klient może anulować subskrypcję przed kolejnym okresem rozliczeniowym. Anulowanie nie powoduje zwrotu za rozpoczęty okres, chyba że prawo lub oferta stanowią inaczej.
3. Po zakończeniu Umowy środowisko pozostaje przez 90 dni w trybie tylko do odczytu i eksportu. Następnie dane produkcyjne są usuwane, a ich pozostałości wygasają w kopiach zapasowych w cyklu do 90 dni. Obowiązek prawny albo uzasadniony legal hold może wydłużyć ten okres.
4. Brillnet nie pobiera opłaty za standardowy eksport samoobsługowy. Dodatkowe prace migracyjne są wyceniane oddzielnie po akceptacji Klienta.
5. Szczegóły zawierają [Zasady eksportu, offboardingu i zmiany dostawcy](/eksport-i-zakonczenie).

## 12. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

1. Klient może rozwiązać Umowę w panelu subskrypcji lub pisemnie/e-mailowo z zachowaniem końca opłaconego okresu.
2. Brillnet może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza prawo, bezpieczeństwo, prawa innych tenantów albo nie usuwa istotnego naruszenia Regulaminu w terminie co najmniej 14 dni od wezwania. Termin naprawczy nie jest wymagany, gdy zwłoka grozi szkodą lub naruszeniem prawa.
3. Brillnet może zakończyć Usługę z co najmniej 90-dniowym powiadomieniem, zapewniając standardowy eksport i proporcjonalny zwrot za niewykorzystany opłacony okres.

## 13. Reklamacje

1. Reklamację należy wysłać na `kontakt@wm-admin.pl`, podając Klienta, Wspólnotę, opis, datę zdarzenia, oczekiwany rezultat i – jeżeli dostępny – identyfikator korelacyjny. Nie należy przesyłać niezaszyfrowanych danych szczególnych kategorii.
2. Brillnet potwierdzi przyjęcie i odpowie co do zasady w ciągu 14 dni kalendarzowych. Sprawa złożona lub wymagająca danych od dostawcy zewnętrznego może wymagać dłuższego czasu; Brillnet poinformuje o przyczynie i nowym terminie.
3. Incydenty bezpieczeństwa należy zgłaszać zgodnie z [Procedurą naruszeń danych](/naruszenia-danych).

## 14. Własność intelektualna

1. Brillnet zachowuje prawa do Usługi, jej kodu, interfejsu, dokumentacji i oznaczeń. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną możliwość korzystania z Usługi przez czas Umowy.
2. Prawa do Danych Klienta pozostają przy Kliencie lub właściwych osobach trzecich.
3. Informacje zwrotne o produkcie mogą być wykorzystane do rozwoju Usługi bez ujawniania Danych Klienta i tajemnic Klienta.

## 15. Odpowiedzialność

1. Każda strona odpowiada za szkodę rzeczywistą pozostającą w adekwatnym związku przyczynowym z jej zawinionym naruszeniem.
2. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązującego prawa, łączna odpowiedzialność Brillnet z Umowy w okresie 12 miesięcy jest ograniczona do opłat netto zapłaconych przez Klienta za Usługę w tych 12 miesiącach.
3. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć. Nie ogranicza także obowiązków zwrotu lub usunięcia Danych Klienta wynikających z DPA.
4. Brillnet nie odpowiada za decyzje merytoryczne Klienta, błędne dane źródłowe, brak upoważnień, działanie systemu Klienta ani przerwę dostawcy zewnętrznego poza rozsądną kontrolą Brillnet, z zachowaniem obowiązku doboru i nadzoru podprocesorów.

## 16. Zmiany dokumentów

1. Zmiany istotne dla praw lub opłat są komunikowane co najmniej 30 dni przed wejściem w życie. Zmiana podprocesora jest komunikowana co najmniej 14 dni wcześniej, z wyjątkiem nagłej potrzeby bezpieczeństwa lub ciągłości.
2. Pilna zmiana wymagana prawem albo bezpieczeństwem może wejść wcześniej; Brillnet poda przyczynę i zakres.
3. Jeżeli Klient nie akceptuje istotnej zmiany, może rozwiązać Umowę przed jej wejściem w życie i wyeksportować dane.
4. Każda wersja ma trwały identyfikator, datę i sumę kontrolną. Szczegóły: [Zasady zmian dokumentów i podprocesorów](/zmiany-dokumentow).

## 17. Prawo i postanowienia końcowe

1. Do Umowy stosuje się prawo polskie oraz bezpośrednio stosowane prawo Unii Europejskiej.
2. Spory rozpoznaje sąd właściwy według przepisów ogólnych, po uprzedniej próbie polubownego wyjaśnienia sprawy.
3. W razie sprzeczności dokumentów pierwszeństwo ma: indywidualne zamówienie, DPA w sprawach przetwarzania na zlecenie, Regulamin, polityki szczegółowe.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w formacie umożliwiającym utrwalenie i odtworzenie.

## Kontakt, zgłoszenia treści i decyzje dotyczące treści

W zakresie przechowywania treści na żądanie klienta stosujemy procedurę zgłoszeń i działań DSA. Zamknięty obszar organizacji nie służy publicznemu rozpowszechnianiu treści klienta. Nie nakładamy ogólnego obowiązku monitorowania wszystkich treści.

Organy oraz odbiorcy usługi mogą skontaktować się elektronicznie z człowiekiem: WM Administrator — kontakt@wm-admin.pl. Przyjmujemy komunikację po polsku i angielsku. Zgłoszenie bezprawnej treści lub skarga na decyzję nie wymaga konta ani opłaty. Zgłoszenie powinno zawierać wyjaśnienie zarzucanej bezprawności, dokładną lokalizację treści (np. URL lub identyfikator obiektu i organizacji), imię i nazwisko lub nazwę zgłaszającego oraz e-mail, a także oświadczenie o przekonaniu w dobrej wierze, że informacje są dokładne i kompletne. Dane zgłaszającego można pominąć w wyjątku z art. 16 ust. 2 lit. c DSA dotyczącym przestępstw wskazanych w art. 3–7 dyrektywy 2011/93/UE. Nie przesyłaj cudzych danych ani kopii materiału, jeśli do identyfikacji wystarczy odnośnik.

Gdy zgłoszenie zawiera elektroniczne dane kontaktowe, bez zbędnej zwłoki potwierdzamy odbiór i przekazujemy decyzję oraz dostępne środki odwoławcze. Zgłoszenie oceniamy terminowo, starannie, obiektywnie i bez arbitralności. Stosujemy środki proporcjonalne: usunięcie lub ograniczenie konkretnej treści, funkcji albo dostępu w wymaganym zakresie. W przypadkach objętych art. 17 DSA przekazujemy odbiorcy uzasadnienie najpóźniej przy zastosowaniu ograniczenia, obejmujące fakty, podstawę prawną lub umowną, zakres, czas działania, ewentualne użycie automatyzacji oraz możliwości zakwestionowania decyzji. Skargę można bezpłatnie skierować na ten sam adres; rozpatruje ją człowiek. Prawa do sądu i skargi do właściwego koordynatora pozostają dostępne. Przy podejrzeniu przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osoby stosujemy art. 18 DSA; decyzję o wymaganym zawiadomieniu podejmuje upoważniony człowiek.

## Ustawowa ochrona osoby prowadzącej działalność

Oferta pozostaje skierowana do firm i organizacji. Osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z działalnością mogą przysługiwać prawa z art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego. Oceniamy treść i rzeczywisty cel umowy, w szczególności przedmiot działalności wskazany w CEIDG. Jeżeli z umowy charakter ten nie wynika, oświadczenie o nim jest dobrowolne i nie stanowi warunku zawarcia umowy. Samo zaznaczenie B2B nie jest zrzeczeniem się ustawowych praw.

Jeżeli ustawa przyznaje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, standardowy termin wynosi 14 dni od zawarcia, z uwzględnieniem ustawowych zasad przedłużenia i wyjątków. Wystarczy jednoznaczne oświadczenie wysłane na kontakt usługowy wskazany w tym regulaminie; nie wymagamy formularza ani konta. Potwierdzamy otrzymanie elektronicznego oświadczenia. Rozpoczęcie ciągłej usługi cyfrowej samo w sobie nie znosi tego prawa. Rozliczenie świadczenia rozpoczętego na wyraźne żądanie oraz zwrot płatności następują tylko na warunkach dopuszczonych ustawą. Ograniczenia odpowiedzialności i właściwości sądu stosujemy wyłącznie w granicach bezwzględnie obowiązującego prawa.

## Zmiana dostawcy — Data Act

W zakresie usługi przetwarzania danych objętej rozporządzeniem (UE) 2023/2854 stosujemy prawa zmiany dostawcy i eksportu. Od 12 stycznia 2027 r. nie pobieramy opłat za proces zmiany objętych zakazem z art. 29. Oddzielne prace na zamówienie mogą być rozliczane wyłącznie w zakresie dopuszczonym prawem; nie mogą obchodzić bezpłatnej zmiany ani ograniczać wymaganej pomocy. Terminy i zakres eksportu określają właściwe postanowienia usługi.

Żądanie zmiany dostawcy, przeniesienia do własnej infrastruktury lub usunięcia bez zmiany można złożyć na kontakt usługowy. Dla usługi w zakresie Data Act okres uprzedzenia nie przekracza dwóch miesięcy, a okres przejściowy standardowo nie przekracza 30 dni kalendarzowych. Zapewniamy wymaganą pomoc, bezpieczeństwo i ciągłość funkcji objętych umową. Jeśli 30 dni jest technicznie niewykonalne, w ciągu 14 dni roboczych od żądania przekazujemy uzasadnienie i alternatywny okres do siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy. Na pobranie danych pozostaje co najmniej 30 dni po jego zakończeniu. Wyłączenia eksportu nie mogą utrudniać ani opóźniać zmiany. Blokada zachowania danych sama nie blokuje eksportu; ograniczenie wymaga konkretnej podstawy i właściwego zakresu. Zakończenie umowy i usuwanie koordynujemy z tą procedurą oraz właściwymi instrukcjami klienta.

Umowa dotycząca usługi objętej zmianą kończy się po skutecznym zakończeniu zmiany, a przy usunięciu bez zmiany — po okresie uprzedzenia. Właściwa procedura ma pierwszeństwo przed sprzecznym ogólnym warunkiem końca opłaconego okresu. Okno 90 dni nie skraca prawa do pobrania danych przez co najmniej 30 dni po okresie przejściowym. Eksport obejmuje dane strukturalne, ustawienia, dokumenty i załączniki Klienta. Kod własny, sekrety, wewnętrzne środki ochrony i dane innych klientów są wyłączone w zakresie, który nie utrudnia przeniesienia. Dodatkowe prace wyceniamy tylko poza obowiązkową pomocą i w granicach prawa.


> Dane kontaktowe i domeny w tej prezentacji zaktualizowano 2026-09-08. Oryginał dokumentu i wcześniejsze akceptacje pozostają niezmienione.