Usługodawca / Operator: Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, Polska, NIP 7321779060, REGON 101551294 Kontakt usługowy: kontakt@wm-admin.pl Kontakt w sprawach prywatności i naruszeń: privacy@brillnet-app.com Serwis: https://wm-admin.pl/ Wersja: 2026-10-12-beta.2
1. Zasady
- Dla Danych Klienta okres ustala Klient jako administrator. WM Administrator udostępnia polityki per kategoria, blokadę usunięcia (legal hold), raport i wykonanie usunięcia.
- Wartość domyślna nie zastępuje analizy prawa ani dokumentacji Klienta. Klient zatwierdza okresy przed danymi rzeczywistymi.
- Usunięcie produkcyjne jest logiczne i fizyczne zgodnie z architekturą. Pozostałość w kopiach wygasa do 90 dni i nie wraca do normalnego użycia.
- Legal hold zatrzymuje tylko dane i czas konieczny dla obowiązku lub sporu, jest udokumentowany, ograniczony dostępem i cyklicznie przeglądany.
2. Dane Brillnet jako administratora
| Kategoria | Reguła |
|---|---|
| zdarzenie akceptacji Regulaminu/DPA i umocowanie | okres Umowy + 6 lat albo dłużej, jeżeli trwa roszczenie |
| dane konta | do usunięcia konta/zakończenia Umowy; niezbędny ślad bezpieczeństwa pozostaje zgodnie z logami |
| faktury i dokumenty podatkowe | przez okres wymagany prawem podatkowym i rachunkowym, co do zasady 5 lat liczonych według właściwej ustawy |
| dane subskrypcji i transakcji Stripe | okres Umowy + okres rozliczeń, podatków i roszczeń |
| log bezpieczeństwa i audit acceptance | co najmniej 12 miesięcy; dłużej przy incydencie lub roszczeniu |
| standardowy log operacyjny | 90 dni |
| zgłoszenia wsparcia i reklamacje | 3 lata po zamknięciu; dłużej przy sporze |
| lead bez zgody marketingowej | 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu |
| marketing i sprzeciw | do wycofania/sprzeciwu; dowód zgody i sprzeciwu przez okres roszczeń |
3. Dane Klienta – katalog konfiguracji
| Kategoria systemowa | Rekomendacja startowa do zatwierdzenia przez Klienta | Zdarzenie końcowe |
|---|---|---|
| Własność i tytuły prawne | czas prawa do lokalu + 10 lat | zbycie/ustanie prawa |
| Naliczenia i salda | 6 lat | koniec roku rozliczeniowego / rozliczenie |
| Księgowość i podatki | okres podatkowo-rachunkowy, zwykle 5 lat wg właściwej reguły liczenia | koniec roku/okresu |
| Płatności i importy bankowe | 6 lat | zaksięgowanie/koniec roku |
| Uchwały i głosowania | okres istnienia Wspólnoty + okres archiwalny ustalony przez Klienta | zamknięcie uchwały |
| Zebrania i protokoły | okres istnienia Wspólnoty lub krócej, jeśli dokument nie ma trwałego znaczenia | zatwierdzenie protokołu |
| Umowy i zamówienia | czas umowy + 6 lat | zakończenie umowy |
| Dokumentacja techniczna i budowlana | okres użytkowania obiektu/urządzenia + okres odpowiedzialności | wymiana/likwidacja |
| Sprawy i reklamacje | 3 lata po zamknięciu, 6 lat jeśli wiąże się z roszczeniem | zamknięcie sprawy |
| Komunikacja | 3 lata lub krócej, gdy wiadomość traci cel; ważne ustalenia przenieść do właściwej kategorii | wysłanie/zamknięcie wątku |
| Upoważnienia i role | czas upoważnienia + 6 lat dla dowodu | odwołanie/wygaśnięcie |
| Bezpieczeństwo i audyt | co najmniej 12 miesięcy | zdarzenie |
Okresy startowe są konserwatywną konfiguracją roboczą, a nie uniwersalnym terminem ustawowym. Wspólnota może potrzebować innej reguły, zwłaszcza dla dokumentacji budynku, sporów, uchwał i danych szczególnych kategorii.
4. Proces usunięcia
- System oblicza kandydatów według kategorii i zdarzenia końcowego.
- Upoważniony Użytkownik otrzymuje raport i może zastosować legal hold.
- Dla operacji wysokiego ryzyka wymagane jest potwierdzenie oraz audit log.
- Usunięcie obejmuje indeksy wyszukiwania, wersje dokumentu, załączniki i dane pochodne, o ile nie mają niezależnej podstawy.
- Raport końcowy wskazuje zakres, czas, aktora, wyjątki i termin wygaśnięcia kopii.
5. Zakończenie Umowy
Po zakończeniu: 90 dni tylko odczyt/eksport, następnie usunięcie produkcyjne i do 90 dni wygasania kopii. Na udokumentowane polecenie Klienta usunięcie produkcyjne może nastąpić wcześniej.
Zakres okresów kopii
Okna D1/R2 dotyczą infrastruktury aplikacji. Nie są uniwersalną deklaracją retencji każdej kopii u dostawcy poczty lub innego odbiorcy. Dane wysyłki, własne rozliczenia i bezpieczeństwo wymagają odrębnego przypisania roli, celu, retencji i podstawy. Żądania usunięcia oceniamy w tym zakresie; okres w umowie dostawcy sam nie zastępuje podstawy prawnej lub instrukcji Klienta.
Zmiana dostawcy — Data Act
W zakresie usługi przetwarzania danych objętej rozporządzeniem (UE) 2023/2854 stosujemy prawa zmiany dostawcy i eksportu. Od 12 stycznia 2027 r. nie pobieramy opłat za proces zmiany objętych zakazem z art. 29. Oddzielne prace na zamówienie mogą być rozliczane wyłącznie w zakresie dopuszczonym prawem; nie mogą obchodzić bezpłatnej zmiany ani ograniczać wymaganej pomocy. Terminy i zakres eksportu określają właściwe postanowienia usługi.
Żądanie zmiany dostawcy, przeniesienia do własnej infrastruktury lub usunięcia bez zmiany można złożyć na kontakt usługowy. Dla usługi w zakresie Data Act okres uprzedzenia nie przekracza dwóch miesięcy, a okres przejściowy standardowo nie przekracza 30 dni kalendarzowych. Zapewniamy wymaganą pomoc, bezpieczeństwo i ciągłość funkcji objętych umową. Jeśli 30 dni jest technicznie niewykonalne, w ciągu 14 dni roboczych od żądania przekazujemy uzasadnienie i alternatywny okres do siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy. Na pobranie danych pozostaje co najmniej 30 dni po jego zakończeniu. Wyłączenia eksportu nie mogą utrudniać ani opóźniać zmiany. Blokada zachowania danych sama nie blokuje eksportu; ograniczenie wymaga konkretnej podstawy i właściwego zakresu. Zakończenie umowy i usuwanie koordynujemy z tą procedurą oraz właściwymi instrukcjami klienta.
Umowa dotycząca usługi objętej zmianą kończy się po skutecznym zakończeniu zmiany, a przy usunięciu bez zmiany — po okresie uprzedzenia. Właściwa procedura ma pierwszeństwo przed sprzecznym ogólnym warunkiem końca opłaconego okresu. Okno 90 dni nie skraca prawa do pobrania danych przez co najmniej 30 dni po okresie przejściowym. Eksport obejmuje dane strukturalne, ustawienia, dokumenty i załączniki Klienta. Kod własny, sekrety, wewnętrzne środki ochrony i dane innych klientów są wyłączone w zakresie, który nie utrudnia przeniesienia. Dodatkowe prace wyceniamy tylko poza obowiązkową pomocą i w granicach prawa.
> Dane kontaktowe i domeny w tej prezentacji zaktualizowano 2026-09-08. Oryginał dokumentu i wcześniejsze akceptacje pozostają niezmienione.