Polityka prywatności WM Administrator

Usługodawca / Operator: Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, Polska, NIP 7321779060, REGON 101551294 Kontakt usługowy: kontakt@wm-admin.pl Kontakt w sprawach prywatności i naruszeń: privacy@brillnet-app.com Serwis: https://wm-admin.pl/ Wersja: 2026-10-12-beta.2

1. Dwie role Brillnet

Brillnet jest administratorem danych dotyczących osób reprezentujących Klienta, Użytkowników konta, rozliczeń, bezpieczeństwa, kontaktu, strony marketingowej oraz własnych obowiązków prawnych.
Brillnet jest podmiotem przetwarzającym, gdy obsługuje w imieniu Klienta dane mieszkańców, właścicieli, najemców, dostawców, pełnomocników i innych osób zapisanych w Wspólnocie. Te operacje reguluje DPA; cele i podstawy prawne określa Klient.
Stripe, bank, organ publiczny lub Google mogą działać jako niezależny administrator albo procesor Klienta zależnie od danej operacji i umowy. Aktualna klasyfikacja jest w dokumencie Podprocesorzy i odbiorcy.

2. Dane przetwarzane przez Brillnet jako administratora

Cel	Kategorie danych	Podstawa	Okres
zawarcie i wykonanie Umowy	dane identyfikacyjne i kontaktowe przedstawiciela, organizacja, rola, dowód umocowania, zdarzenia akceptacji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla reprezentantów – lit. f: wykonanie relacji z Klientem	Umowa + okres dochodzenia roszczeń
konto i uwierzytelnianie	e-mail, identyfikator, hash hasła, sesje, konfiguracja MFA, role	art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO	przez konto; dane bezpieczeństwa zgodnie z retencją
płatności, podatki i rachunkowość	dane organizacji i płatnika, identyfikatory klienta/subskrypcji/transakcji Stripe, faktury; Brillnet nie przechowuje pełnego numeru karty	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO	okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
bezpieczeństwo, audyt i przeciwdziałanie nadużyciom	logowania, identyfikatory urządzenia/sesji, IP lub jego ograniczona/hashowana postać, log audytowy, korelacja	art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ochrona Usługi, Klientów i dowodowość	logi bezpieczeństwa co najmniej 12 miesięcy; operacyjne co do zasady 90 dni
wsparcie i reklamacje	treść zgłoszenia, kontakt, metadane techniczne, załączniki przekazane przez zgłaszającego	art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO	co do zasady 3 lata po zamknięciu, dłużej przy sporze
komunikacja o Usłudze	adres, rola, informacje o awarii, bezpieczeństwie, zmianie dokumentu lub płatności	art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO	przez relację i okres dowodowy
marketing własny, jeśli uruchomiony	e-mail, organizacja, historia zgód i sprzeciwów	zgoda albo prawnie dopuszczalny uzasadniony interes, z uwzględnieniem PKE	do wycofania/sprzeciwu; dowód przez okres roszczeń
obrona roszczeń i zgodność	dane związane ze zdarzeniem lub postępowaniem	art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO	do końca obowiązku lub przedawnienia

Landing page nie używa zewnętrznej analityki, reklamowego profilowania ani nagrywania sesji.
Aplikacja używa plików i mechanizmów technicznie niezbędnych do sesji, bezpieczeństwa i uwierzytelniania. Dane tenantowe nie są przechowywane w localStorage ani IndexedDB.
Stripe i Google mogą ustawiać własne pliki po przejściu do ich usługi albo po świadomym włączeniu integracji.
Szczegóły są w Polityce cookies. Jeżeli Brillnet doda analitykę niewymaganą technicznie, przed jej aktywacją wdroży mechanizm zgody.

4. Źródła danych

Dane otrzymujemy od osoby, której dotyczą; od Klienta lub jego administratora; od Stripe w zakresie statusu płatności; od dostawcy logowania lub integracji wybranej przez Klienta; oraz automatycznie z bezpiecznego korzystania z Usługi. Jeżeli dane reprezentanta podała organizacja, źródłem jest ta organizacja.

5. Odbiorcy, podprocesorzy i transfery

Dane mogą otrzymać upoważnione osoby Brillnet, dostawcy infrastruktury i komunikacji, Stripe, doradcy związani poufnością oraz organy, gdy wymaga tego prawo.
Podstawowa infrastruktura korzysta z Cloudflare. Dane trwałe D1, R2 i Durable Objects są konfigurowane w jurysdykcji UE, ale bezstanowa część Workers może wykonywać kod poza EOG. Nie deklarujemy, że każde przetwarzanie odbywa się wyłącznie w EOG.
Dla transferów poza EOG stosowane są odpowiednie mechanizmy, w szczególności decyzja o adekwatności (np. EU–US Data Privacy Framework, jeśli podmiot jest certyfikowany) lub standardowe klauzule umowne, wraz z oceną środków uzupełniających.
Aktualna lista i zakres są w /podprocesorzy.

6. Analityka produktu i diagnostyka

Brillnet może obliczać zagregowane lub pseudonimizowane miary działania produktu we własnej infrastrukturze.
Do analityki nie są wysyłane treści dokumentów, wiadomości, formularzy ani danych finansowych; nie używamy nagrywania ekranu ani sesji.
Śledzenie produkcyjne jest domyślnie wyłączone. Może zostać czasowo włączone diagnostycznie albo próbkowane maksymalnie do 1%, z minimalizacją treści i kontrolą dostępu.

7. Zautomatyzowane decyzje

Brillnet nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie i nie profiluje ich marketingowo. OCR proponuje odczyt danych; zatwierdza go człowiek. Reguły biznesowe skonfigurowane przez Klienta pozostają pod jego kontrolą.

8. Prawa osób

Wobec danych, dla których Brillnet jest administratorem, osoba może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia – gdy ma zastosowanie – oraz wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
W sprawie Danych Klienta należy w pierwszej kolejności skontaktować się z właściwą wspólnotą lub firmą zarządzającą. Brillnet przekaże żądanie Klientowi i pomoże mu zgodnie z DPA.
Żądanie można wysłać na privacy@brillnet-app.com. Możemy poprosić o rozsądne potwierdzenie tożsamości.
Osobie przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozdzielenie tenantów, szyfrowanie transmisji, szyfrowanie danych trwałych przez dostawcę, kontrolę ról, obowiązkowe MFA dla ról uprzywilejowanych, dziennik audytowy, krótkotrwały kontrolowany dostęp wsparcia, kopie i procedurę incydentową. Pełny opis środków znajduje się w załączniku TOM do DPA.

10. Dzieci i dane szczególnych kategorii

Usługa nie jest kierowana do dzieci. Klient powinien wprowadzać dane dzieci i dane szczególnych kategorii tylko wtedy, gdy jest to konieczne, ma podstawę prawną i skonfigurował odpowiednio ograniczony dostęp. Brillnet nie wykorzystuje takich danych do własnych celów.

11. Zmiany i kontakt

Zmiany istotne są komunikowane zgodnie z /zmiany-dokumentow. Pytania i żądania: privacy@brillnet-app.com. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony; kontakt obsługuje właściciel procesu prywatności Brillnet.

Kontakt, zgłoszenia treści i decyzje dotyczące treści

Dla zgłoszeń bezprawnych treści, decyzji i skarg Operator jest administratorem danych zgłaszającego, odbiorcy decyzji oraz niezbędnych danych treści. Przetwarza je do obsługi obowiązków DSA (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz, w zakresie niewynikającym z obowiązku prawnego, ochrony usługi i praw oraz rozpatrywania dobrowolnych skarg (lit. f). Dane pochodzą od zgłaszającego, odbiorcy i z treści objętej sprawą. Otrzymują je upoważnione osoby, dostawca poczty i właściwe organy, gdy wymaga tego prawo. Przechowujemy je przez czas obsługi sprawy i potrzebnej weryfikacji lub ochrony roszczeń, z przeglądem potrzeby dalszego przechowywania. Nie publikujemy danych zgłaszającego ani nie przekazujemy ich odbiorcy bez potrzeby i podstawy. Nie żądamy zbędnych danych; wyjątek identyfikacyjny z DSA pozostaje dostępny. Zasady odbiorców, transferów i praw z tej Polityki stosuje się również do tych danych.

> Dane kontaktowe i domeny w tej prezentacji zaktualizowano 2026-09-08. Oryginał dokumentu i wcześniejsze akceptacje pozostają niezmienione.