Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Wersja 2026-10-12-beta.2 · Obowiązuje od

Wszystkie dokumenty · Pobierz tę wersję

Usługodawca / Operator: Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, Polska, NIP 7321779060, REGON 101551294 Kontakt usługowy: kontakt@wm-admin.pl Kontakt w sprawach prywatności i naruszeń: privacy@brillnet-app.com Serwis: https://wm-admin.pl/ Wersja: 2026-10-12-beta.2

1. Strony i wejście w życie

  1. Niniejsza DPA zostaje zawarta pomiędzy:
  • Administratorem lub Procesorem nadrzędnym: Klientem wskazanym w zdarzeniu akceptacji i zamówieniu; oraz
  • Procesorem: Brillnet Piotr Adamski, dane wskazane w nagłówku.
  1. Jeżeli Klient jest firmą zarządzającą działającą jako procesor wspólnoty, Klient oświadcza, że ma pisemne upoważnienie administratora do dalszego powierzenia.
  2. DPA wchodzi w życie wraz z Umową główną albo z pierwszym przekazaniem danych osobowych – zależnie od tego, co nastąpi wcześniej – i obowiązuje do usunięcia lub zwrotu wszystkich danych powierzonych.
  3. DPA stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO. Zdarzenie akceptacji wskazuje pełną firmę/nazwę, adres, NIP, osobę reprezentującą, podstawę umocowania, wersję i sumę kontrolną dokumentu.

2. Przedmiot, charakter i cel

  1. Brillnet przetwarza dane wyłącznie w celu hostowania i dostarczania funkcji WM Administrator, zabezpieczenia Usługi, tworzenia kopii, obsługi wsparcia, realizacji eksportu/usunięcia oraz integracji włączonych przez Klienta.
  2. Szczegółowy przedmiot, operacje, kategorie osób i danych zawiera Opis przetwarzania.
  3. Udokumentowanymi poleceniami są: DPA, Regulamin, konfiguracja Usługi wykonana przez upoważnionego Użytkownika, zgłoszenie wsparcia oraz inne polecenie w utrwalonej formie.
  4. Jeżeli polecenie narusza RODO albo inne prawo ochrony danych, Brillnet informuje Klienta przed jego wykonaniem, chyba że prawo zabrania takiej informacji.

3. Obowiązki Brillnet

Brillnet:

  1. przetwarza dane tylko na udokumentowane polecenie Klienta, w tym w zakresie transferów poza EOG;
  2. zapewnia, że osoby dopuszczone do danych są związane poufnością i mają dostęp tylko w niezbędnym zakresie;
  3. wdraża środki z Załącznika TOM, odpowiednie do ryzyka;
  4. pomaga Klientowi odpowiadać na żądania osób, przeprowadzać ocenę skutków, konsultacje uprzednie i realizować obowiązki z art. 32–36 RODO, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania;
  5. prowadzi wymagane rejestry i udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności;
  6. po zakończeniu usług zwraca lub usuwa dane na zasadach z pkt 11;
  7. nie sprzedaje danych, nie używa ich do reklamy, budowania profili ani trenowania modeli generatywnych.

4. Obowiązki Klienta

Klient:

  1. posiada właściwą podstawę prawną i realizuje obowiązki informacyjne wobec osób;
  2. wydaje zgodne z prawem, jednoznaczne polecenia i konfiguruje retencję;
  3. nadaje uprawnienia zgodnie z zasadą najmniejszego dostępu, przegląda je i odbiera bez zwłoki;
  4. ocenia, czy Usługa i środki są wystarczające dla jego ryzyka, szczególnie przed wprowadzeniem danych szczególnych kategorii, dzieci, informacji o zadłużeniu lub danych dotyczących sporów;
  5. nie zleca Brillnet przetwarzania, którego nie może zgodnie z prawem powierzyć;
  6. informuje Brillnet, gdy działa jako procesor nadrzędny i o ograniczeniach wynikających z umowy z administratorem.

5. Poufność i dostęp wsparcia

  1. Zwykły personel Brillnet nie ma stałego dostępu do treści Wspólnot.
  2. Dostęp wsparcia do danych jest nadawany na czas i zakres wynikający z zaakceptowanego zgłoszenia, rejestrowany w audycie i automatycznie wygasa. Dostęp szczególnie uprzywilejowany wymaga dodatkowej akceptacji i uzasadnienia.
  3. W trybie awaryjnym dostęp może być uruchomiony dla ochrony osób, danych lub ciągłości, z następczym powiadomieniem Klienta, o ile nie jest to prawnie lub technicznie niemożliwe.

6. Podprocesorzy

  1. Klient udziela ogólnej zgody na podprocesorów wskazanych w /podprocesorzy.
  2. Brillnet zawiera z każdym podprocesorem umowę nakładającą obowiązki ochrony danych nie mniej istotne niż odpowiednie obowiązki z DPA i pozostaje odpowiedzialny za wykonanie obowiązków podprocesora zgodnie z art. 28 RODO.
  3. Planowany nowy podprocesor jest komunikowany co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych.
  4. Strony w dobrej wierze uzgodnią rozsądne rozwiązanie. Jeżeli nie jest możliwe wyłączenie podprocesora ani rozwiązanie alternatywne, Klient może rozwiązać dotkniętą usługę przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowy podmiot.
  5. W nagłej sytuacji bezpieczeństwa lub ciągłości termin może być krótszy; Brillnet poinformuje bez zbędnej zwłoki i wyjaśni przyczynę.

7. Transfery międzynarodowe

  1. Dane trwałe w D1, R2 i Durable Objects są konfigurowane z jurysdykcją UE. Bezstanowe Workers mogą wykonywać kod poza EOG, a dostawcy globalni mogą przetwarzać ograniczone metadane poza EOG.
  2. Transfer opiera się na decyzji o adekwatności, certyfikacji EU–US Data Privacy Framework – jeżeli obowiązuje dla odbiorcy i rodzaju danych – albo standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej wraz z oceną ryzyka transferu i środkami uzupełniającymi.
  3. Na żądanie Klienta Brillnet udostępnia informacje o podstawie transferu, z uwzględnieniem poufności i bezpieczeństwa.

8. Żądania osób

  1. Brillnet nie odpowiada merytorycznie na żądanie dotyczące Danych Klienta bez polecenia, chyba że wymaga tego prawo.
  2. Brillnet bez zbędnej zwłoki przekazuje Klientowi otrzymane żądanie i zapewnia funkcje wyszukiwania, eksportu, sprostowania, ograniczenia oraz usunięcia w zakresie dostępnej funkcjonalności.
  3. Klient odpowiada za identyfikację osoby, decyzję o zakresie i terminie odpowiedzi.

9. Naruszenia ochrony danych

  1. Brillnet zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki po powzięciu wiadomości o naruszeniu Danych Klienta. Wewnętrznym celem jest pierwsze użyteczne zawiadomienie do 24 godzin; cel nie uzasadnia oczekiwania, jeśli wcześniejsza informacja jest już dostępna. Informacje przekazujemy etapami, bez oczekiwania na pełne potwierdzenie wszystkich okoliczności.
  2. Informacja obejmuje, w miarę dostępności: charakter naruszenia, systemy i Wspólnoty, kategorie osób i danych, prawdopodobne skutki, zastosowane środki, punkt kontaktowy i znane wskaźniki naruszenia.
  3. Brillnet przekazuje aktualizacje w miarę postępu ustaleń, zabezpiecza dowody i współpracuje z Klientem. Powiadomienie nie stanowi przyznania odpowiedzialności.
  4. Klient jako administrator decyduje o zgłoszeniu organowi w terminie 72 godzin i komunikacji osobom. Brillnet nie dokonuje takiego zgłoszenia w imieniu Klienta bez udokumentowanego polecenia lub obowiązku prawnego.

10. Audyt

  1. Brillnet udostępnia aktualne informacje o architekturze, środkach, testach, podprocesorach i istotnych incydentach.
  2. W pierwszej kolejności strony wykorzystują dokumentację, raporty i odpowiedzi pisemne. Jeżeli są niewystarczające, Klient może raz w roku przeprowadzić audyt z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i bez naruszania danych innych klientów.
  3. Ograniczenie częstotliwości i wyprzedzenia nie dotyczy potwierdzonego naruszenia, polecenia organu ani uzasadnionego podejrzenia istotnej niezgodności.
  4. Koszt rutynowego audytu ponosi Klient; Brillnet ponosi własne rozsądne koszty działań naprawczych, gdy audyt wykaże istotną niezgodność Brillnet.

11. Zwrot, eksport i usunięcie

  1. W trakcie Umowy Klient może wykonywać pełny eksport.
  2. Po zakończeniu Umowy dane są przez 90 dni dostępne tylko do odczytu i eksportu, chyba że Klient nakaże wcześniejsze usunięcie i prawo na to pozwala.
  3. Po okresie eksportu Brillnet usuwa dane produkcyjne. Dane w kopiach wygasają w normalnym cyklu do 90 dni i nie są używane do innych celów.
  4. Obowiązek prawny lub udokumentowany legal hold może wstrzymać usunięcie tylko w niezbędnym zakresie. Dane pozostają izolowane i nie są aktywnie używane.
  5. Na żądanie Brillnet potwierdza zakończenie procesu usunięcia.

12. Odpowiedzialność i kolejność dokumentów

  1. Odpowiedzialność stron podlega Regulaminowi, bez ograniczania praw osób i kompetencji organu wynikających z RODO.
  2. W sprawach ochrony danych DPA ma pierwszeństwo przed Regulaminem. Bardziej ochronne, szczegółowe postanowienie DPA ma pierwszeństwo przed ogólnym.
  3. Nieważność jednego postanowienia nie narusza pozostałych; strony zastąpią je zgodnym z prawem postanowieniem o możliwie zbliżonym celu.

Gotowość w zakresie KSC/NIS2

Gotowość do KSC/NIS2 opieramy na środkach bezpieczeństwa, kontroli dostawców i obsłudze incydentów właściwych dla WM Administrator. Zakres ustawowych obowiązków kwalifikujemy dla konkretnego podmiotu, sektora, usługi, wielkości i wyjątków. Rozdzielamy obowiązki Operatora, Klienta i zobowiązania umowne. Na uzasadnione żądanie udostępniamy właściwe informacje w zakresie Usługi z ochroną poufności. Użycie WM Administrator samo nie zapewnia klientowi zgodności, wpisu do wykazu ani certyfikacji.

Zakres okresów kopii

Okna D1/R2 dotyczą infrastruktury aplikacji. Nie są uniwersalną deklaracją retencji każdej kopii u dostawcy poczty lub innego odbiorcy. Dane wysyłki, własne rozliczenia i bezpieczeństwo wymagają odrębnego przypisania roli, celu, retencji i podstawy. Żądania usunięcia oceniamy w tym zakresie; okres w umowie dostawcy sam nie zastępuje podstawy prawnej lub instrukcji Klienta.

Zmiana dostawcy — Data Act

W zakresie usługi przetwarzania danych objętej rozporządzeniem (UE) 2023/2854 stosujemy prawa zmiany dostawcy i eksportu. Od 12 stycznia 2027 r. nie pobieramy opłat za proces zmiany objętych zakazem z art. 29. Oddzielne prace na zamówienie mogą być rozliczane wyłącznie w zakresie dopuszczonym prawem; nie mogą obchodzić bezpłatnej zmiany ani ograniczać wymaganej pomocy. Terminy i zakres eksportu określają właściwe postanowienia usługi.

Żądanie zmiany dostawcy, przeniesienia do własnej infrastruktury lub usunięcia bez zmiany można złożyć na kontakt usługowy. Dla usługi w zakresie Data Act okres uprzedzenia nie przekracza dwóch miesięcy, a okres przejściowy standardowo nie przekracza 30 dni kalendarzowych. Zapewniamy wymaganą pomoc, bezpieczeństwo i ciągłość funkcji objętych umową. Jeśli 30 dni jest technicznie niewykonalne, w ciągu 14 dni roboczych od żądania przekazujemy uzasadnienie i alternatywny okres do siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy. Na pobranie danych pozostaje co najmniej 30 dni po jego zakończeniu. Wyłączenia eksportu nie mogą utrudniać ani opóźniać zmiany. Blokada zachowania danych sama nie blokuje eksportu; ograniczenie wymaga konkretnej podstawy i właściwego zakresu. Zakończenie umowy i usuwanie koordynujemy z tą procedurą oraz właściwymi instrukcjami klienta.

Umowa dotycząca usługi objętej zmianą kończy się po skutecznym zakończeniu zmiany, a przy usunięciu bez zmiany — po okresie uprzedzenia. Właściwa procedura ma pierwszeństwo przed sprzecznym ogólnym warunkiem końca opłaconego okresu. Okno 90 dni nie skraca prawa do pobrania danych przez co najmniej 30 dni po okresie przejściowym. Eksport obejmuje dane strukturalne, ustawienia, dokumenty i załączniki Klienta. Kod własny, sekrety, wewnętrzne środki ochrony i dane innych klientów są wyłączone w zakresie, który nie utrudnia przeniesienia. Dodatkowe prace wyceniamy tylko poza obowiązkową pomocą i w granicach prawa.

> Dane kontaktowe i domeny w tej prezentacji zaktualizowano 2026-09-08. Oryginał dokumentu i wcześniejsze akceptacje pozostają niezmienione.