Usługodawca / Operator: Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, Polska, NIP 7321779060, REGON 101551294 Kontakt usługowy: kontakt@wm-admin.pl Kontakt w sprawach prywatności i naruszeń: privacy@brillnet-app.com Serwis: https://wm-admin.pl/ Wersja: 2026-10-12-beta.2
1. Przedmiot i czas
- Przedmiot: hostowanie i obsługa Wspólnoty w WM Administrator.
- Czas: od aktywacji Wspólnoty do usunięcia danych po zakończeniu Umowy, z okresem eksportu i wygasania kopii opisanym w DPA.
- Częstotliwość: ciągła lub inicjowana przez Użytkowników i integracje.
- Skala: zależna od liczby Wspólnot, lokali, Użytkowników i dokumentów wskazanych w Planie.
2. Charakter operacji
Zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, odczytywanie, przeglądanie, dopasowywanie, ograniczanie, wykonywanie obliczeń i raportów, komunikowanie upoważnionym odbiorcom, eksportowanie, tworzenie kopii i usuwanie. Integracje wysyłają dane tylko na polecenie i w zakresie skonfigurowanym przez Klienta.
3. Cele
Prowadzenie rejestru wspólnot, lokali i praw; naliczanie opłat i sald; obsługa dokumentów finansowych i technicznych; spraw, usterek, spotkań, głosowań, uchwał, dostawców i zamówień; komunikacja; raportowanie i audyt; migracja, eksport, bezpieczeństwo i wsparcie.
4. Kategorie osób
- właściciele i współwłaściciele lokali;
- mieszkańcy, najemcy i inni użytkownicy lokali;
- pełnomocnicy i przedstawiciele;
- członkowie zarządu i komisji;
- pracownicy i współpracownicy zarządcy;
- księgowi, technicy, administratorzy i audytorzy;
- dostawcy, wykonawcy i ich przedstawiciele;
- osoby zgłaszające sprawy, uczestnicy spotkań i głosowań;
- dłużnicy i wierzyciele związani z rozliczeniami Wspólnoty.
5. Kategorie danych
| Kategoria | Przykłady i ograniczenia |
|---|---|
| identyfikacyjne | imię, nazwisko, identyfikator, rola; PESEL tylko gdy Klient ma wykazaną konieczność i podstawę |
| kontaktowe | adres korespondencyjny, e-mail, telefon |
| lokal i tytuł prawny | numer/adres lokalu, udział, status właściciela/najemcy, daty i dokumenty umocowania |
| finansowe i rozrachunkowe | naliczenia, wpłaty, salda, zadłużenie, rachunek do rozliczeń; bez pełnych danych karty płatniczej |
| księgowe i podatkowe | faktury, dekretacja, dane kontrahenta, wyniki OCR, pliki KSeF/JPK przygotowane przez Klienta |
| zarządcze i korporacyjne | uchwały, głosy, protokoły, pełnomocnictwa, obecność |
| techniczne i eksploatacyjne | zgłoszenia, zdjęcia, protokoły, szkody, dostęp do lokalu |
| komunikacja | wiadomości, powiadomienia, treść formularzy, historia doręczeń |
| dostawcy i zamówienia | oferty, umowy, osoby kontaktowe, oceny i rozliczenia |
| bezpieczeństwo i audyt | Użytkownik, czas, operacja, zmiana, korelacja, ograniczone dane sieciowe |
| szczególne kategorie | mogą pojawić się incydentalnie w dokumentach lub sprawach; Klient musi wykazać konieczność, podstawę i ograniczyć dostęp |
| wyroki i naruszenia prawa | nie są funkcją docelową; wprowadzanie wymaga odrębnej podstawy i zabezpieczeń Klienta |
6. Instrukcje szczególne
- OCR nie powoduje automatycznego zaksięgowania; wynik zatwierdza upoważniony Użytkownik.
- KSeF/JPK wymagają upoważnienia, poprawnej konfiguracji i zatwierdzenia człowieka.
- Brillnet nie inicjuje przelewów ani nie podejmuje decyzji o długu, uchwale, prawie do lokalu lub świadczeniu.
- Klient ustala okresy retencji zgodnie z /retencja.
- Dane szczególnych kategorii nie powinny trafiać do pól ogólnego przeznaczenia ani zgłoszeń wsparcia, chyba że jest to niezbędne.
> Dane kontaktowe i domeny w tej prezentacji zaktualizowano 2026-09-08. Oryginał dokumentu i wcześniejsze akceptacje pozostają niezmienione.