Pełny zakres operacyjny
Program do obsługi wspólnot mieszkaniowych — kartoteki, finanse, dokumenty, uchwały i sprawy
Lista funkcji ma sens dopiero wtedy, gdy wiadomo, jak łączą się w proces. W WM Administrator celem jest możliwość przejścia od danych źródłowych do wyniku, decyzji i późniejszego dowodu.
Kartoteki lokali, właścicieli i udziałów
Kartoteka jest podstawą większości późniejszych operacji. Powinna przechowywać nie tylko stan „na dziś”, ale także historię zmian potrzebną do wyjaśnienia rozliczeń z wcześniejszych okresów.
Zakres obejmuje m.in. lokale, właścicieli, udziały, powiązania i kontrolowany import danych. Zmiana właściciela lub udziału nie powinna usuwać informacji potrzebnej do odtworzenia wcześniejszego stanu.
Naliczenia, salda i fundusze
Naliczenie powinno wskazywać okres, podstawę, regułę i wynik. Przed publikacją potrzebny jest podgląd, który pozwala wykryć błędną sumę, brak danych albo niespodziewaną zmianę.
Saldo prowadzi do operacji, które je zmieniły. Korekta nie nadpisuje historii bez śladu.
Dokumenty, uchwały i sprawy
Umowa, faktura, uchwała lub protokół nie powinny być odłączone od procesu, którego dotyczą. Dokument można powiązać ze sprawą, terminem, decyzją i osobą odpowiedzialną.
W przypadku uchwał ważna jest wersja treści, lista uprawnionych, głosy, wynik oraz późniejsze wykonanie decyzji.
Import z kontrolą przed publikacją
Import nie powinien być przyciskiem „wrzuć wszystko”. Dobry przepływ pokazuje mapowanie, błędy i sumy kontrolne zanim nowe dane staną się stanem operacyjnym wspólnoty.
Jeżeli system nie potrafi jednoznacznie przypisać rekordu, powinien zatrzymać publikację danego przypadku zamiast zgadywać.
Role, MFA i kontrola ważnych operacji
Użytkownik powinien widzieć tylko zakres potrzebny do swojej roli. Współdzielone konta utrudniają rozliczalność.
Dla wybranych operacji można zastosować dodatkowe potwierdzenie tożsamości lub niezależną akceptację, jeśli taki jest proces organizacji.
Dziennik i eksport
Dziennik ma odpowiadać przede wszystkim na pytania: kto, kiedy, w jakim kontekście i co zmienił. Nie zastępuje dokumentu źródłowego, ale pomaga odtworzyć przebieg działania.
Pełny eksport jest częścią normalnego cyklu życia danych, nie funkcją awaryjną na koniec umowy.
Moduły dodatkowe
W zależności od aktualnego planu i konfiguracji produkt może udostępniać oddzielnie funkcje księgowe/OCR, głosowania oraz proces zakupowy. Przed publikacją konkretnego claimu o KSeF lub JPK Codex ma potwierdzić aktualny stan produkcyjny i obowiązujący publiczny kontrakt — historyczne pliki MVP nie są źródłem bieżącej dostępności.