Міграція з Excel до програми спільноти: спочатку узгодьте дані, потім публікуйте

1. Проведіть інвентаризацію джерел

Перелічіть усі місця, де є дані: таблиці приміщень, списки власників, частки, баланси, фонди, лічильники, документи та відкриті справи.

Для кожного джерела запишіть власника файлу, дату актуальності й обсяг. Якщо два файли описують один стан, визначте канонічне джерело.

2. Визначте момент відсікання

Без дати відсікання стара й нова система можуть одночасно змінювати один стан. Визначте дату й час, після яких зміни реєструються в одному місці, або запровадьте контрольовану процедуру синхронізації.

3. Зіставляйте значення, а не лише назви колонок

Визначте значення полів:

• ідентифікатор приміщення;
• власник і представництво;
• частка;
• дата дії;
• баланс на момент відсікання;
• тип фонду;
• ідентифікатор лічильника;
• статус справи.

Колонки «баланс» без дати «станом на» недостатньо.

4. Усуньте неоднозначності до публікації

Зупиняйте записи, якщо є, наприклад:

• те саме приміщення під двома ідентифікаторами;
• власник без однозначного зв’язку з приміщенням;
• конфлікт часток;
• відсутня дата стану;
• сума балансів не узгоджується з контрольним джерелом;
• незрозуміло, чи значення означає нуль, чи відсутність даних;
• дати або числа записані в кількох форматах і можуть тлумачитися по-різному.

Система не повинна вгадувати правильну версію.

5. Запустіть тестовий імпорт

Тестовий імпорт повинен створити попередній перегляд і звіт винятків без зміни операційного стану.

Перевірте:

• кількість приміщень;
• кількість власників;
• суму часток, якщо це застосовно;
• баланси на узгоджений момент;
• відхилені записи;
• дублікати;
• записи без потрібних зв’язків.

6. Почніть з однієї спільноти

Якщо компанія переносить багато спільнот, перша має бути пілотом. Висновки зі зіставлення та винятків можна застосувати до наступних міграцій.

Не обирайте лише найпростішу спільноту. Корисний пілот повинен містити кілька типових проблем даних.

7. Після публікації узгодьте перший операційний цикл

Міграція не закінчується повідомленням «імпорт успішний». Після першого нарахування або розрахунку порівняйте результат із незалежною контрольною точкою й поясніть відмінності.

Умови STOP

• неможливо узгодити кількість приміщень;
• залишаються невирішені конфлікти власників або часток;
• початковий баланс не має підтвердженої дати;
• контрольні суми різняться без пояснення;
• значення полів доводиться вгадувати;
• джерельні файли й карта зіставлення не збережені.

Definition of Done

Міграцію завершено, коли:

• кількість записів узгоджена;
• контрольні суми збігаються або відмінності явно прийняті;
• кожен виняток має відповідальну особу й статус;
• джерельні файли та зіставлення збережені;
• відомо, хто й коли затвердив публікацію;
• перший операційний цикл пройшов контроль;
• нова система може знову експортувати перенесені дані.

Відкрити чекліст передавання спільноти