Migracja z Excela do programu wspólnoty: najpierw uzgodnij dane, potem je publikuj

1. Zrób inwentaryzację źródeł

Spisz wszystkie miejsca, z których pochodzą dane: arkusze lokali, lista właścicieli, udziały, salda, fundusze, liczniki, dokumenty i otwarte sprawy.

Dla każdego źródła zapisz właściciela pliku, datę aktualności i zakres. Jeżeli dwa pliki opisują to samo, trzeba ustalić, który jest kanoniczny.

2. Ustal moment odcięcia

Bez daty odcięcia stary i nowy system mogą jednocześnie zmieniać ten sam stan. Ustal dzień i godzinę, po której zmiany są rejestrowane już w jednym miejscu albo mają kontrolowaną procedurę synchronizacji.

3. Zmapuj pola przed importem

Nie mapuj tylko nazw kolumn. Ustal znaczenie:

• identyfikator lokalu;
• właściciel i reprezentacja;
• udział;
• data obowiązywania;
• saldo na moment odcięcia;
• typ funduszu;
• identyfikatory liczników;
• status sprawy.

Kolumna „saldo” bez informacji „na kiedy” jest niewystarczająca.

4. Oczyść niejednoznaczności

Przed publikacją zatrzymaj rekordy, gdy występuje m.in.:

• ten sam lokal pod dwoma identyfikatorami;
• właściciel bez jednoznacznego powiązania z lokalem;
• konflikt udziałów;
• brak daty stanu;
• suma sald nie zgadza się ze źródłem kontrolnym;
• nie wiadomo, czy wartość jest zerem czy brakiem danych;
• daty lub liczby są zapisane w kilku formatach i mogą być różnie interpretowane.

System nie powinien zgadywać, która wersja jest prawidłowa.

5. Uruchom import próbny

Import próbny powinien wygenerować podgląd i raport wyjątków bez zmiany produkcyjnego stanu wspólnoty.

Sprawdź:

• liczbę lokali;
• liczbę właścicieli;
• sumę udziałów, jeśli ma zastosowanie;
• salda według ustalonego momentu;
• liczbę rekordów odrzuconych;
• duplikaty;
• rekordy bez wymaganych powiązań.

6. Zacznij od jednej wspólnoty

Jeżeli firma przenosi wiele wspólnot, pierwsza powinna być pilotażem. Wnioski z mapowania i wyjątków można wtedy wykorzystać przy kolejnych migracjach.

Nie wybieraj wyłącznie „najłatwiejszej” wspólnoty. Dobry pilot powinien zawierać co najmniej kilka typowych problemów danych.

7. Po publikacji wykonaj uzgodnienie pierwszego cyklu

Migracja nie kończy się komunikatem „import zakończony”. Po pierwszym naliczeniu lub rozliczeniu porównaj wynik z niezależnym punktem odniesienia i sprawdź, czy różnice są oczekiwane.

Warunki STOP

• nie da się uzgodnić liczby lokali;
• występują nierozwiązane konflikty właścicieli lub udziałów;
• saldo otwarcia nie ma potwierdzonej daty;
• sumy kontrolne różnią się bez wyjaśnienia;
• import wymaga zgadywania znaczenia pól;
• nie ma kopii źródłowych plików i mapowania.

Definition of Done migracji

Migrację można uznać za zamkniętą, gdy:

• liczby rekordów są uzgodnione;
• sumy kontrolne są zgodne lub różnice są jawnie zaakceptowane;
• lista wyjątków ma właściciela i status;
• zachowano źródłowe pliki oraz mapowanie;
• wiadomo, kto zatwierdził publikację i kiedy;
• pierwszy cykl operacyjny przeszedł kontrolę;
• dane można ponownie wyeksportować z nowego systemu.

Pobierz checklistę przekazania wspólnoty